Collaboration laborieuse ? Si les symptômes persistent, installez tracim 2.1 !

On en parlait sur les réseaux sociaux au moment des fêtes de Noël, le père Noël a déposé au pied du sapin une nouvelle version de tracim : la 2.1.

Pour être tout à fait honnête, le père Noël a été un peu rapide, la version arrivée sous le sapin n'était pas totalement stable, nous avons découvert quelques bugs.. Après quelques semaines de correctifs, voici enfin la version 2.1 de tracim, fraîche et pimpante !

Cette version fait suite à la sortie un peu discrète de la version 2.0 en novembre dernier ; la 2.1 est la première version majeure de tracim 2 !

Dans cet article nous allons aborder deux aspects liés à cette nouvelle version :

  • dans un premier temps nous aborderons le positionnement de tracim par rapport aux notions de collaboration et d'informations,

  • dans un second temps, nous évoquerons les changements majeurs de la version 2.1 de tracim.

Tracim : Collaboration et informations

Qu'est-ce que tracim ?

Tracim est un logiciel d'aide à la collaboration pour le travail en équipe.

L'important dans la collaboration, c'est avant tout l'information que l'on partage avec ses collaborateurs ; que chacun puisse trouver, retrouver, enrichir, mettre à jour et diffuser à son tour l'information ! Tracim permet de centraliser et de partager l'information.

Tracim se positionne en support de votre organisation de projet : vous organisez votre projet comme vous l'entendez, et vous déléguez à tracim la gestion de l'information !

Si l'on cherche à comparer Tracim à d'autres logiciels, on peut le considérer comme une alternative à :

  • Microsoft sharepoint, mais en libre,

  • un wiki facilant la rédaction de documents avec, en complément, des discussions et une gestion ultra-simple des médias (images intégrées en glissé/déposé, gestion et historisation de fichiers quelconques) avec prévisualisation native des fichiers bureautique,

  • une GED (Gestion Électronique de Documents) simplifiée grâce au versionning automatique, aux possibilités de commenter et de donner un statut aux documents,

  • un forum de discussion privé avec notifications et réponses par email,

  • un outil de productivité type basecamp sans la gestion de tâches mais libre et que l'on peut héberger soi-même,

  • un outil de gestion de données type Owncloud/Nextcloud, mais orienté "information" et non "données" (voir paragraphe ci-dessous)

  • une liste de diffusion

Petit aparté sur la distinction entre donnée et information

Qu'est-ce qu'une information ? Une définition intéressante que nous donne le wiktionnaire est la suivante : Ensemble de connaissances réunies sur un sujet déterminé.

Actuellement, on nous parle sans cesse de cloud, big data ou autre. Ce qui en ressort est que la donnée est importante. C'est tout à fait vrai dans certains domaines comme la science, les statistiques : on peut extraire des tendances, faire des projections, des statistiques.

Mais pour la collaboration, ce qui importe, c'est l'information et non la donnée. Une donnée est "brute", par définition. La collaboration se fait principalement en petit groupe, le volume de données est donc modeste et ne permet pas d 'appliquer d'algorithmes ; la donnée n'est alors valorisée qu'à travers son contexte. L'ensemble est une information.

Prenons l'exemple d'un cahier des charges. Ce qui vous importe en premier lieu, c'est de travailler avec la dernière version du document. Dans un second temps, vous allez également être intéressé par comprendre comment le document en est arrivé là. Dans Tracim, tous les contenus sont automatiquement historisés. Les collaborateurs peuvent commenter, modifier le statut... Sur un écran unique, vous retrouverez toute la vie du document à travers les versions et statuts du document lui-même mais également à travers les discussions associées, son état actuel. Votre cahier des charges sera disponible dans sa dernière version, et vous aurez toutes les billes pour explorer son histoire, de sa génèse à sa validation !

A qui s'adresse tracim ?

Tracim s’adresse à toutes les personnes qui ont un besoin de collaborer en équipe ou entre équipe, avec comme points communs, le besoin de centraliser, partager, capitaliser et pérenniser les informations et les connaissances.

Le tout, à proximité ou à distance, en temps réel ou en différé.

Voici 3 typologies d'utilisateurs qui pourront tirer un bénéfice directe de l'utilisation de tracim.

  • Les associations et leurs membres

Tracim permettra aux membres du bureau de centraliser l'information : fichiers, compte-rendus, discussions, archives... en parallèle, l'ensemble des membres pourront eux-aussi partager l'information - sans pour autant avoir accès aux documents du bureau qui peuvent être confidentiels.

Lors d'un évènement, par exemple, l'administrateur de tracim pourra ouvrir un espace partagé pour que chacun puisse déposer ses photos et que tous puissent les récupérer !

  • Les collectivités et équipes municipales

Au sein d'une équipe municipale, tracim permet de partager et diffuser l'information facilement. Le plus souvent la collaboration se fait en décalé avec les autres. Tracim est alors le moyen de communiquer entre les équipes, et de rédiger les documents à plusieurs !

Lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint l'équipe, il suffira de l'intégrer aux espaces partagés Tracim pour accéder automatiquement à l'ensemble de la connaissance commune !

  • Les équipes de professionnels et la collaboration inter-équipes

De nos jours qui n'utilise pas une messagerie instantanée, un logiciel de partage de fichier (wiki, google docs, dropbox), ou encore les emails ? Tracim permet de centraliser tous ces outils au sein d'un outil unique, avec une historisation des fichiers et une gestion des droits d'accès.

Vous voulez mettre en place une base de connaissances ? Créez un espace partagé dédié, invitez tous vos collègues en tant que contributeur et votre base de connaissance va s'enrichir naturellement.

Vous voulez mettre à disposition d'une autre équipe certains documents dont vous êtes responsables ? Invitez-les en tant que lecteur sur un espace partagé et les membres de cette équipe auront toujours accès à la dernière version de vos documents, sans que vous ayez besoin de "penser à les informer" !

Vous avez des documents confidentiels à partager ? Créez un groupe dédié et diffusez l'information au sein de cet espace qui ne sera visible que par les personnes autorisées.

Vous partez en déplacement ? Pas de problème : tracim fonctionne sans installation sur smartphone et tablette (mais si vous voulez l'installer, vous le pouvez). Et si vous n'avez pas d'accès internet là où vous allez, récupérez l'ensemble des informations par un simple copié/collé à travers votre explorateur de fichiers et partez l'esprit tranquille !

Tracim 2.1 - nouvelle mouture.

Quoi de neuf dans tracim 2.1 ?

La version 2.1 de tracim est la première version majeure de la branche 2.x. Elle correspond à une refonte majeure sur le plan ergonomique, esthétique et technique.

Tracim v1 s'est arrêté en mars 2018. Bien que fonctionnelle et stable, Tracim v1 souffrait de problèmes chroniques : une esthétique un peu dépassée, une interface peu intuitive et une dette technique qui freinait l'évolution du logiciel.

Alors nous avons remis le pied à l'étrier :

  • nous avons travaillé avec 2 webdesigners pour faire une refonte visuelle,

  • nous avons travaillé avec nos clients et utilisateurs pour refondre l'ergonomie,

  • nous avons travaillé en R&D pour repartir sur une architecture technique moderne, extensible et évolutive.

Refonte visuelle

L'esthétique comme objectif

Notre credo étant la simplicité d'utilisation, la question de l'esthétique est très vite arrivée ! Un produit qui plaît esthétiquement donne envie d'être utilisé. Cette envie (ou le manque d'envie) est très souvent le premier frein à l'adoption d'un outil collaboratif. Les outils populaires sont là pour le prouver !

une stratégie "atomic design" comme moyen

Depuis Tracim v2, nous travaillons avec une approche atomic design, qui facilite le travail de cohérence entre écrans. L'idée de l'atomic design est de définir les atomes (par exemple le design d'un bouton) puis de les réutiliser (par exemple dans un formulaire). Ainsi on arrive progressivement à une interface cohérente et homogène. C'est agréable pour l'utilisateur, et c'est agréable pour travailler : on aurait tord de s'en priver !

la simplicité même dans la personnalisation des couleurs de l'interface

Conscient que chacun a ses propres "goûts et couleur", nous avons intégré la possibilité de modifier les couleurs de l'interface. C'est simple à faire : il suffit de saisir le code couleur de votre couleur principale dans un fichier de configuration et de redémarrer le serveur pour que l'intégralité de l'interface de tracim se décline dans votre couleur.

Les couleurs associées aux différents types de contenu ont été choisies de manière à être instinctivement identifiables. C'est une problématique d'ergonomie. Certains n'aiment pas ces couleurs. Nous avons aussi pensé eux : une couleur à redéfinir par type de contenu (toujours dans le fichier de configuration), et c'est toute l'interface qui s'affiche selon vos goûts et vos couleurs.

Refonte ergonomique

L'ergonomie de tracim v1 n'était pas des meilleures. Cela s'explique car nous avons travaillé dans l'objectif d'ajouter des fonctionnalités rapidement, pour tester rapidement si l'outil était fonctionnel et adapté aux besoins. Cette stratégie est bonne en phase initiale ; mais une fois l'outil stabilisé techniquement, une refonte ergonomie était inévitable !

Après avoir échangé avec nos utilisateurs et clients - principalement des personnes non techniques (comme moi-même;) l'ergonomie de tracim v2 a fait un bon en avant ! Ce n'est pas parfait, mais on y travaille...

Nous avons également opté pour une interface réellement adaptative proposant un périmètre fonctionnel réduit sur tablette et mobile, ce afin d'aller à l'essentiel.

Refonte technique

Sans entrer dans les détails de la refonte technique, un point particulièrement intéressant de Tracim v2 est le passage en "full API". L'intégralité des fonctionnalités est accessible à travers les API REST, il est donc extrêmement facile d'intégrer Tracim dans votre système d'information, que ce soit pour y injecter des informations provenant d'autres outils ou pour diffuser des informations provenant de tracim vers vos autres logiciels.

Pour en savoir plus, je vous invite à lire la partie technique de la dépêche publiée sur LinuxFR pour la sortie de tracim 2.1

Quelques captures d'écran

Voici quelques captures d'écran de tracim 2.1...

Liste des contenus

Liste de contenus

Liste des membres d'un espace partagé

Liste des membres d'un espace partagé

Exemple de document texte avec historique : révisions, changements de statut, commentaires

Document texte avec historique : révisions, changements de statut, commentaires

Partage de fichiers avec prévisualisation en ligne

Partage de fichiers avec prévisualisation en ligne

Comment tester tracim 2.1 ?

Quoi de mieux que le tester vous-même pour vous faire une idée ?

Nous avons prévu le coup : le plus simple pour tester tracim est de jeter un coup d'oeil à la démonstration en ligne. Cette démonstration est publique, il faut donc éviter d'y déposer des documents confidentiels. Cette démonstration est réinitialisée 2 fois par jour. Les fonctionnalités liées aux interactions par email sont désactivées.

Pour tester tracim dans un contexte plus privé et profiter de l'intégralité des fonctionnalités, la seconde solution est d'installer un tracim local à partir de l'image docker.

Les plus motivés, quant à eux, pourront installer tracim à partir du code source - la documentation sur le repo github est là pour les y aider.

Pour résumer : démo en ligne pour un premier test, docker pour un test privé rapide et installation manuelle pour une maîtrise totale.

Pour aller plus loin

Vous pouvez aussi nous retrouver sur les évènements du libre :

  • en 2018, nous étions présents aux JDLL, aux RMLL, à PyCONFR, au Capitole du libre.

  • en 2019 nous étions à FLOSSCon, nous serons aux JDLL et nous devrions être présents sur les autres évènements, et probablement également au POSS ainsi qu'au FOSDEM.

Vous pouvez aussi nous suivre sur les réseaux sociaux :

De même, si vous avez des questions, contactez-nous :)

On se voit bientôt !

Damien & Luc


rédigé par Luc Barry le 21/02/2019

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Tracim est développé par l’éditeur Algoo.
Nous sommes une équipe de développeurs spécialisés dans les applications web sur mesure, les services en ligne et sites e-commerce spécifiques.
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